简体中文 | English
   
   
>>案例研究
金凯博电子有限公司

从低成本信息化管理中受益
                 
  ---金凯博电子ASP案例分析  
                
 
一、企业背景
    金凯博电子有限公司成立于1995年,前身为赛格银河设计院市场部,是以技、工、贸相结合,具有独立法人资格的有限责任公司。公司依托国防科技大学雄厚的技术实力,与国外著名仪器、仪表、磁记录生产厂商进行稳固广泛的技术与销售合作,致力于为以下行业用户提供专业品质的技术和产品服务:计算机网络的安装、管理、维护和故障诊断解决方案;高科技电子产品开发的全面测试解决方案;电力质量的全方位监测系统和维护工具;教育系统实验室的电子、电力测量产品;大容量数据存储系统及产品。
    公司一贯坚持“以诚感人、以质取人、以信待人”的经营方针,结合市场变化和客户要求,致力于同客户建立长期的合作伙伴关系,为客户提供“需求分析、产品选型、人员培训和售后服务”等一条龙完善的技术和产品服务,赢得了生产厂商和用户的广泛好评,树立了“金凯博”自身的品牌。金凯博电子力求以强大的技术实力为依托,完善的物流支持为保证,高效的质量管理为支撑,先进的服务理念为先导,以创新多样的经营方式赢得客户的满意。金凯博电子将力争成为中国测试、测量领域的主导力量。

二、企业特点 
1、公司高速发展,管理相对滞后。
2、多网点跨区经营。产品的销售模式一般都是跨地区网络分销模式。
3、产品体系庞大,销售业务量大而频繁,对库存管理的要求很高,稍一失控就会导致库存金额的大幅增加。 
4、从管理模式上来看,公司总体上采用统购分销模式。
5、从业务上看,随着国内市场的逐步扩大,金凯博的业务量越来越大,各地分公司的设立以及分公司业务的扩大,使得整个公司的规模急剧扩大,仓库库存账、成本核算开始不精确,不同口径的统计数据存在明显的数据差异。同时行业竞争程度的加剧也使得客户服务越来越受到重视。
6、从信息系统上看,金凯博公司有感于外部的发展趋势以及企业内部业务和管理的需求,意识到需要一套成熟的、集成的企业管理软件来替代原有的系统。

三、系统选型

      1、动机
    公司下属六大部门、七个分公司,网络遍布大江南北。市场竞争的加剧给金凯博带来了很大的管理压力,我们认识到目前最主要的问题不是快速的增长,而是如何从扩大的业务量中获取更多的利润,这就要求我们通过不断地降低库存成本、管理成本,提高库存和资金周转率等手段实现管理上的突破。但我们看到,企业原有的信息化还只是处于初级阶段,业务没有完全集成,各部门、公司的数据也相对独立,已形成信息孤岛。基于这一迫切的原因,公司领导层果断地决定采用信息化系统对公司业务进行全面的管理和控制。在信息化初期,基于公司的现状,我们明确提出了整个信息化系统的需求:
A信息化系统必需能够支持多点运营模式的管理;
B支持多币种、多语言、多业务模式;
C能够将企业的内部资源和外部资源进行有机的整合;
D在市场营销方面,必需能够满足我司在电子商务方面的业务需求,和外部资源之间达到协同商务的目的;
E能够切实的提高我司内部资源的工作效率,达到协同运作的目的;
F在系统功能方面,业务系统所有数据应该具备可追溯性,减少因业务失误带来的损失;
G整个信息化系统要求具备高度的集成和扩展,防止因系统模块之间的不整合带来的信息化孤岛;
H信息化系统要涵盖我司目前所有的业务:分销、供应链、财务、客户关系管理、售后服务、电子商务(portal)、商业智能等。
      2、选型
    在我们提出进行信息化需求后,很多公司参与了我们的信息化系统的选型,我们也根据公司信息化系统的需求制定了相应的系统选型依据:我们在选型过程中是慎之又慎,对参与选型的产品从应用模式、产品成熟度、产品功能特点、产品涵盖的管理思想和管理理念、产品稳定性和扩展性等等多个方面进行比较,最后通过多方实地考察和了解,最终选定深圳市均衡科技发展有限公司提供ERP/ASP平台服务。平台的功能以其稳定、功能强大、基于因特网等特色获得了我们公司的青睐。这个系统定位于分销、零售、物流等行业,最大的特点是基于Internet的B/S架构,是一套能够解决企业多区域、多语言、多公司、多仓库、多币种的方案。同时该产品以中小企业为主要目标市场,无论是在功能设置、价格、实施及维护上都充分考虑了中小型企业的特点。选择这种模式,企业前期只需一次投入项目实施费, 以后每月只需支付ASP月服务费和终端上网的日常使用费。ASP模式的优势是显而易见的, 它免去安装、调试的诸多环节,也免去信息技术设施日常维护和管理的麻烦,以最快的速度获得应用服务。

四、系统实施
    从我们与均衡初次接触,即为他们的专业精神和新颖的服务模式所吸引,最后决定启动均衡公司的ERP/ASP平台服务项目。由于我们一直以来都采用相对规范的管理,人员素质较高,因此实施过程总的来说还是比较顺利的,而且均衡公司采用一套较为快速的、行之有效的实施方法,整套系统在不到三个月的时间就成功上线了。公司上下从领导层到操作层都对系统的高效率、低工作量、低出错率比较满意。整个公司实现了资源共享,总体业务得到提高。我们的实施主要包括以下模块:分销、采购、仓库与库存、价格策略、商业智能、应收账款、应付账款、总帐、系统管理、主文件维护模块,以及对外报表包括报价单、销售合同、发货单、收货单、询价单、采购订单的格式客制化工作。

五、实施收益
      1、系统的优势:
    我们感觉到这个产品的优点很多,集中在资金使用、资源共享上比较突出。
A产品成熟度:该产品有一定数量的、经过验证的成功典型用户,避免了二次开发;B产品管理模式:能够适合我司多点运营的管理需求;C管理思想和管理理念:产品本身具有的先进的管理思想和管理理念,符合我公司的需求;D兼容性:产品既能满足我司目前的业务需求,又能够适应我司未来发展;E整合性:产品高度集成,集团数据实现集中管理和控制;F安全和稳定性:经营数据放在专业的数据中心,数据的安全性和稳定性有保障;G实施队伍与产品厂商支持:深圳市均衡科技公司具有丰富ERP实施经验的实施顾问组成的团队,给我们提供了优质的实施指导和服务。
      2、分销管理帮助公司实现了七个关键目标:
    这套以分销为中心的电子商务解决方案主要包括销售管理、采购管理、存货管理、分销渠道管理、客户及供应商管理、市场管理、决策分析、系统管理等模块帮助我们实现了七个关键目标: 
(1)信息实时共享,提高市场反应速度 ;
(2)有效的财务管理,帮助企业全面把握财务信息,免除后顾之忧 
(3)借助高级分析报表和灵活的查询能力,改善企业的决策支持能力 
(4)合理布置和管理库存,减少积压资金,加速流动资金周转 
(5)为客户提供优质服务,提高客户满意度 
(6)加强渠道管理与建设,提高渠道成员忠诚度 
(7)集中管理销售费用使用,有效控制销售费用 
      3、在财务模块方面的优势:
(1)应收账款管理:与销售紧密集成,发票生成后自动生成应收账款,实现发票和发货的多对一和一对多, 自动对销售发票和收据进行管理。 
(2)应付账款管理:与采购紧密集成,发票生成后自动生成应付账款,自动管理采购发票和支付凭证。
(3)总帐:根据企业需要,自由定义无限级别的科目表,并可以进行余额的初始化,自动与发票和库存集成,支持多种货币,自动计算汇兑损益。
(4)日记帐,现金管理,银行对帐,财务报表等日常财务处理非常方便。
(5)数据导出:各种数据可以导出到Excel文件,进行处理 。
      4、公司整体效益 :
(1)实现了总公司对各分公司业务数据的实时掌控 ;
(2)实现了总公司对各分公司财务数据的实时掌控 ;
(3)实现了对整个公司库存资源的调配控制 ;
(4)节省了总公司和子公司的人工成本 ;
(5)实现了业务数据和财务数据的一体化 。
      5、公司部门日常运作效益 :
(1)更加规范和统一的销售控制 ;
(2)数据的高度可追溯性 ;
(3)更加精确的库存成本核算 ;
(4) 即时的销售利润分析 ;
(5)灵活协调和控制多个仓库之间的在库产品 。 
     实施后,企业开始向更高级的信息集成阶段进行转变,不仅实现了公司内部业务和财务的集成,也使得总公司和各分公司、营运点的数据可以实时共享,大大加强了部门间、公司间的联系,总公司对分公司的管理控制也真正成为可能。
经过3个月的实施,均衡公司提供的第三方信息化服务平台开始显示出其在管理领域的实力。通过集中控制、多点经营的运营方式,结束了公司一直以来进销存与财务分离,多套财务系统共存的局面,使销售进货数据很好地与财务数据结合在一起, 理顺了整条供应链的管理。
而且采用产品中的先进模块,集中管理客户资源,充分优化各分支机构的资源,将会为金凯博带来战略意义的变化。

六、心得 
      1、优势明显,安全性和稳定性有保障。
    当时我们在选择ERP/ASP平台服务模式时,也曾有过疑问,我们认为一旦选用,经营数据放在数据中心,如果系统出了问题,整个经营就陷于瘫痪,风险较大。但是,经过实际实施,我们感觉比我们自己上服务器、上IT人员好得多。我们基本上没有专业人员,只有自己授权的不同级别的操作人员,我们自己掌握授权,总经理、副总、部长、主管各有什么职权,都在系统内显示的很清楚。用ERP/ASP平台模式,第一是安全性。我们在使用过程中,我们自己的局域网都出现过问题,但是我们的数据库系统没有一点影响,安全性特别有保障,比自己上服务器、上防火墙要安全很多倍。第二是稳定性保障,虽然是全国性联网,但是经过电信的服务,发现问题,即时解决,自己的IT人员也做不到这个程度。从内容上看,最大的优势就是:
(1)针对于世界性、全国性多网点销售,这个产品的优点发挥的淋漓尽致;
(2)信息共享,实时在线;
(3)运输距离最短、费用最低、时间最快的调配货物,库存集中管理。在使用这个产品的过程中,我们受益非浅。 
      2、实施到位必备的因素。
    当然,并不是所有的问题一个软件都能够解决、都能够包办代替。我们在实施过程中也不是一帆风顺的。我认为,一个软件的实施到位,有四个必要因素,缺一不可。
(1)软件自身水平的高低,能否满足企业要求。这个产品,尤其对全国性、多网点销售、多库存管理,进、销、存以及财务是最有效的。
(2)企业自身管理基础是否到位。这是软件不能够解决的问题,对于这一点我也深有体会。
(3)企业领导者的决心。因为软件的实施是个过程,在这个过程中,难免会影响正常的经营。那么企业的领导者能否理顺、协调这些关系,甚至有时候采取必要的手段。
(4)实施氛围怎么样。包括实施者、实施企业员工的素质等等。实施人员是否所有的问题都能解答,操作人员也不要操作系统没有完全掌握就妄下结论。ERP/ASP平台服务的模式,经过我们的实践,确实感觉到好处很多。
应该这样说,我们是ERP/ASP平台的受益者。用我们能够承受的价格,享受了较好的信息服务,而且不必担心安装和升级方面的问题。我相信:随着我们实施经验的积累,随着ASP自身的发展和均衡公司对产品的不断完善,它一定能够越来越让用户放心,并将在企业发展进程中,发挥不可替代的作用。
    根据目前的业务发展情况,我们希望均衡公司能够提供越来越多的ASP服务,包括第三方物流和电子商务等的平台服务。是我们能够在均衡公司的平台服务中受益更多。
      3、实施效果

信息条目
 
实施前
实施后
客户指标
按时交货率
96%
99%
查询响应时间
10分钟
2分钟
交货周期
1-2周
2天
财务指标
库存周转率
增加11%
销售额
年增加30%
经营成本(管理费用、库存成本、人员成本)
年增加14%
年减少了30%
利润
年增加23%
内部管理与控制指标
库存盘点误差
10%-30%
1%-5%
发票准确率
68%
99%
加班概率
30%
10%

首页  |  关于我们  |  新闻中心  |  产品及解决方案  |  专业服务  |  云计算服务专题  |  案例研究  |  合作伙伴  |  人才招聘

版权所有©:深圳华胜均衡科技有限公司 

粤ICP备09053996号

电话:+86-0755-86336928 传真:+86-0755-86336900

地址:深圳市南山区科技园中区深圳软件园2期12栋601 邮编:518057